کاربران عزیز : لطفا اگر کارمند اداره یا کارخانه هستید و یا حتی کار آزاد انجام میدهید و بدنبال موفقیت شخصی و گروهی هستید مطلب زیر را بخوانید و آن را به مدیران خود پیشنهاد نمایید.
متشکرم

معرفی نظام پیشنهادها:

ساختار سلسله مراتبي و بوروكراتيك سازماني، عليرغم نقاط قوت زيادي كه در كنترل فعاليتها و كاركنان دارد، داراي نقاط ضعف بسياري است. علت اصلي اين نقاط ضعف در عدم توجه به نيازهاي عالي انسانها مثل عزت نفس و تمايل او به بروز توانمنديهاي خويش، نهفته است. لذا به منظور رفع اين مشكل راهكارهايي انديشيده شده كه يكي از آنها مديريت مشاركتي است.

مديريت مشاركتي عبارت است از عملياتي كه طي آن كاركنان يك سازمان را در روند تصميم‌گيري، تصميم سازي و حل مسائل و مشكلات دخالت مي‌دهند. تأكيد اين شيوه، بر همكاري و مشاركت داوطلبانه كاركنان استوار است و از انديشه ها، نظرات و ابتكارات آنها در حل مشكلات و مسائل سازمان استفاده مي كند

مكانيزم هاي متفاوتي براي عملي كردن مديريت مشاركتي وجود دارد كه يكي از آنها استقرار نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها است. نظام پيشنهادها، سيستمي است كه مي‌توان از فكر و انديشه هاي كاركنان براي مسئله يابي، چاره‌جويي و حل مسائل و مشكلات سازماني بهره جست. در واقع با استفاده از نظام پيشنهادها، محيطي در سازمان بوجود مي آيد كه كاركنان، مشتريان و كليه افرادي كه با سازمان در ارتباط دارند- از عاليترين رده سازماني تا پايين ترين سطح آن- نظرات، ايده ها و پيشنهادهاي خود را در زمينه حل مشكلات و نارسائيها و ايجاد بهبود مستمر در فعاليتهاي سازمان به مديريت ارائه مي نمايند و كميته هاي مربوطه پس از بررسي پيشنهادها، موارد قابل اجرا را، به اجراء مي گذارند.



نگاهی کوتاه به تاریخچه نظام پیشنهادها:

نمونه‌اي قديمي از پيشنهادگيري در ژاپن برمي‌گردد به سال 1721 میلادی وقتي كه هشتمين شوگان (حاكم نظامي موروثي در ژاپن: پادشاه)، ياشي‌ميوني تاكوگاوا (yoshi muni Tokugawa)دستور زير را صادر كرد: «ايده‌هايتان را آشكار سازيد… به ايده‌هايي كه مورد پذيرش قرارگيرند پاداش اعطا خواهد شد.» (Turner, 2002) و به اين ترتيب همه شهروندان اجازه يافتند پیشنهادها، درخواست‌ها يا شكايات‌شان را در صندوقي كه جلوي ورودي قلعه ادو(Edo) قرار داده شده بود بيندازند. البته اين صندوق صرفا راهي بود براي اينكه اين حاكم از احساس مردم نسبت به تصمیم گیری‌ها و سياست‌هايش آگاه شود.

«پيشنهادگيري» به عنوان یک سیستم، توسط نيروي هوايي آمريكا به صنايع ژاپن راه يافت اما اين برنامه در ژاپن به چيزي فراتر از برنامه‌ای صرفاً دربرگيرنده نخبگان گسترش يافت و همه كاركنان را درگير پيشنهادگيري كرد و برخلاف روش امریکایی از تاکید بیش از حد بر پاداش‌های مادی اجتناب ورزید.

نظام پیشنهادها در سال 1946 در شركت توشيبا، در سال 1950 در ماتسوشیتا الكتريك و در سال1951 در تويوتا به اجرا درآمد. رسانه‌هاي ژاپن به طور گسترده‌اي به تبليغ پيشنهادگيري از كاركنان و نظام پیشنهادها پرداختند و اخبار «شکفتن نظام پیشنهادها» در صنایع ژاپن را منتشر ساختند. در دهه 1950 بسياري از شركت‌هاي ژاپني به اين نظام روي آوردند ولی تا سال 1962بیشتر این شرکت‌ها کمتر از یک پیشنهاد بر نفر در سال دریافت می‌کردند تا اینكه به ابتكار ژاپني‌ها اولين گروه‌هاي کیفیت و بهره وری(quality control circles (QCCs:بوجود آمدند. همین طور در دهه 1950 بود که افکار دمینگ درباره اهمیت کیفیت، مشارکت کارکنان در بهبود کیفیت، ضرورت پیشگیری از بروز خطا بجای گسترش بازرسی بعد از تولید و بکارگیری آمار برای بهبود کیفیت به صنایع ژاپن راه یافت و به سرعت گسترش پیدا کرد و به گستردگی توسط گروه‌هاي کیفیت و بهره وری (گروه‌هاي بهبود مستمر) بکار گرفته شد. در حول و حوش سال 1965 گروه‌هاي کیفیت و بهره وری ، نهضت «توليد صد در صد بي‌نقص» (Zero defect)را آغاز كردند. با گسترش گروه‌هاي کیفیت و بهره وری و نهضت توليد كاملاً بي‌نقص، ساير روش‌هاي بهبود كيفيت در شركت‌هاي ژاپني ابداع گشته و گسترش یافتند و "بهبود مستمر" (کایزن) به عبارت کلیدی صنایع ژاپن تبدیل گشت.

هم اکنون در ژاپن 91.7 درصد از موسسات ثبت شده در بورس سهام و اوراق بهادار توکیو نظام پیشنهادات را اجرا می‌کنند. همین طور "اجرای نظام پیشنهادها" و "فعالیت گروه‌های بهبود مستمر" جزء شاخص‌های اصلی در ارزیابی شرکتها برای جایزه ملی دمینگ، به عنوان بزرگترین جایزه صنایع ژاپن، به حساب می‌آید. (Zairi 1998)

در حال حاضر بالغ بر 60 کشور جهان از این سیستم مدیریتی استفاده می‌کنند که همه آنها به توفیقات چشمگیری به دست آورده‌اند. هم اکنون در بیش از 90 درصد شرکت‌های درجه اول امریکا، سیستم ارائه پیشنهاد اجرا می‌شود. علاوه بر آن طبق قانون اداری امریکا تمام موسسات دولتی، بودجه و تشکیلات خاصی برای اجرای آن دارند و همه ساله بهترین پیشنهاددهنده سال از دست رئیس جمهور امریکا لوح تقدیر و جوایزی را دریافت می‌کند. در بخش خصوصی امریکا نیز در حدود 4000 واحد صنعتی و خدمتی از این روش استفاده می‌کنند.

مزایای نظام پیشنهادها

اجراي سيستم نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها علاوه بر صرفه‌جوئي که از نظر اقتصادي نصيب سازمان‌ها و همچنين جوائز نقدي که نصيب ارائه‌کنندگان پيشنهاد مي‌نمايد، نتايج درخشان و غير‌قابل اندازه‌گيري با معيار پول را نيز در بردارد. که اهم آن عبارتند از:

· فرهنگ بهره‌وري را افزايش مي‌دهد.

· فرهنگ مسئوليت‌پذيري را افزايش مي‌دهد.

· کيفيت کار و خدمات سازمان را بالا مي‌برد.

· درجه تعهد سازماني را ارتقاء مي‌بخشد و باعث تعلق و وفاداري بيشتر اعضاء به سازمان مي‌شود.

· فضاي مساعد و هدفدار جهت گفت و شنود سازماني ايجاد مي‌نمايد.

· دستيابي به اهداف سازماني را تسهيل و تقويت مي‌کند.

· امکان تمايز افراد کارآمد از غيرکارآمد در سازمان را فراهم مي‌نمايد.

· مقاومت در برابر تغيير را کاهش مي‌دهد.

· ارتباطات سازماني و گردش اطلاعات را تسهيل و تقويت مي‌کند.

· کيفيت فرآيند تصميم‌گيري سازمان ارتقاء مي‌يابد.

· رضايت شغلي را افزايش مي‌دهد.

· هم‌افزائي سازماني ايجاد مي‌کند.

· احساس مشترک در محيط کاري ايجاد مي‌کند.

· از حداکثر توان کارکنان در نوآوري خلاقيت‌ها‌ي جمعي و طرح‌هاي ابداعي استفاده مي‌گردد.

· باعث تقويت و تحريک کارکنان جهت قبول مسئوليت در محيط‌ها‌ي کاري مي‌گردد.

· باعث ايجاد رغبت در کارگروهي مي‌گردد.

· تعارضات، شکايات، کم کاري و غيبت و تأخير را کاهش مي‌دهد.

· بينش، دانش، توانائي و خلاقيت کارکنان را تعالي مي‌بخشد.

· ضايعات و هزينه‌هاي توليد و اداري را کاهش مي‌دهد.

· شرايط و روابط کاري را بهبود مي‌بخشد.

· فرصت ابراز شخصيت به افراد را مي‌دهد.

· کارکنان در اعمال قدرت و اختيار سهيم مي‌گردند.

· باعث هم‌سوئي بين اهداف کارکنان و مديريت مي‌شود.

· دانسته‌هاي مديريت در مورد کار و تمايلات کارکنان افزايش مي‌يابد.

· يکي از راه‌هاي شناسائي نيازهاي آموزشي کارکنان مي‌باشد.

· رضايت ارباب رجوع و ذينفعان افزايش مي‌يابد.


نمونه های عینی استفاده از نظام پیشنهادها:

شرکت وال مارت ( بزرگترین فروشگاه زنجیره ای دنیا)
تجارب شركت عظيم وال مارت در استقرار نظام پيشنهادها

تيم گمبار (Tim Gebauer) مدير بخش انبار شركت وال مارت در شهر ميسون مي گويد:

برايم بسيار جالب است كه هر وقت بهترين پيشنهاد و بهترين راه حل را مي خواهم غالباً كاركناني كه با آن مشكل در حال دست و پنجه نرم كردن هستند، بهترين پاسخ ها را به من مي دهند. كاركناني كه بطور مستمر و در طول 362 روز از 365 روز سال انبار وال مارت را پويا نگه مي دارند.
بنظر وال مارت اين موضوع يعني كاركنان وال مارت بهترين منابع دانش و تجربه شركت مي باشند.
وال مارت صدها و هزاران كامپيوتر و دستگاه هاي فنآوري روز را دارد ولي هيچ كدام به اندازه و ظرفيت مغز كاركنان وال مارت نيست، وال مارت به اين مغزها مي نازد زيرا منبع كامل و وسيع نوآوري و خلاقيت است.
كاركنان وال مارت در طول هر ماه 30 آزمون را مي بايست اجرا نمايند، يعني هر روز يك آزمون تا بتوانند به روز باشند.
در پايان هر ماه مديران وال مارت در انتظار توليد جديدي هستند كه برگرفته از دانش و پيشنهاد خودشان مي باشد.
در شركت وال مارت هر كارمند ياد گرفته است كه چگونه با مشكل دست و پنجه نرم كند و كاركنان لذت مي برند وقتي ببينند كه بخش عظيمي از فكرشان عملياتي شده است و مورد استفاده قرارمي گيرد.

دوستان عزیز برای آشنایی بهتر با این موضوع می توانند فایل زیر را دانلود کنند و مطالعه نمایند: